정부부처 기관장 비서의 하루 들여다보니

비서(書), 한자 그대로 해석하면 ‘비밀 문서’다. 영어 단어 비서(secretary)의 어원인 라틴어 단어 세크레타리우스(secretarius) 역시 비밀을 다루는 사람이라는 뜻이다. 자신이 모시는 상사의 비밀을 속속들이 알고 있다는 말이다. 이 때문에 비서의 권한은 막강할 수밖에 없고, 유능한 비서는 최고경영자의 ‘비밀 무기’라는 수식도 받는다. 물론 비서가 자신의 권한을 오남용했을 때 어떤 파국으로 치닫는지 지난 정부 때 똑똑히 지켜봤다. 한 국가 수장의 눈을 가리고 귀를 막아 꼭두각시로 전락시킬 수도 있다. 그렇기에 비서를 뽑을 땐 철저한 검증을 거치고 또 거친다. 비서 역시 애환이 많다. 한 기관의 수장도 아니면서 수장만큼 바쁘고, 자칫하다간 ‘문고리 권력’으로 치부돼 조직 내부에서 미움받기도 쉽다. 자신의 실수는 기관장의 실수로 직결되기에 매 순간 긴장의 연속이다. 게다가 장관과 처장, 청장의 비서는 일반 기업의 CEO 비서와는 달리 ‘공익’을 목적으로 하기에 단순히 기관장의 이익만을 우선해도 안 된다. 기관장 비서만 4~6명이 배치되는 이유다. 서울신문은 1일 ‘정부 부처 기관장 비서 24시’를 들여다봤다.정부 부처 기관장 비서의 하루는 부처 내 다른 공무원들보다 빨리 시작된다. 기관장이 출근하기 전에 신문 스크랩과 일정, 각종 회의자료 들을 챙겨야 해서다. 아침 7시~7시 30분에 출근한다. 본격적인 업무는 기관장이 출근한 이후 시작된다. 자신이 맡은 분야에 따라 챙겨야 할 업무는 다르다. 기관장 한 명당 비서 4명이 기본적으로 배치된다. 비서업무를 총괄하는 비서실장과 기관장의 외부 행사 등을 동행하는 수행비서, 차를 내거나 방문객을 응대하는 내근비서, 일정 등을 챙기는 일정비서 등이다. 기관장의 요구에 따라 비서가 추가로 배치되기도 한다.홍남기 국무조정실장(장관급)의 수행비서인 이창현(32) 사무관은 “수행비서에 따라 다른데 댁까지 가서 모시고 출근할 수가 있고, 청사로 바로 출근할 때가 있다”며 “장관께서 굳이 집(경기 의왕시)까지 올 필요 없다고 해 오전 7시 30분쯤 서울시청 근처에서 장관님 차를 기다리고 있다가 같이 타고 출근한다”고 말했다.

비서의 업무 중 무엇보다 중요한 게 일정 관리다. 일정은 곧 장관의 시간과 직결된다는 점에서 비서들이 가장 중요한 업무로 꼽는다. 이는 설문조사에서도 드러난다. 인사혁신처는 지난 3월 19일부터 4월 5일까지 정부 부처 기관장 비서 56명을 대상으로 비서 업무 45개를 추려 업무 중요도와 자신의 현재 능력, 교육의 필요성을 조사했다. 그 결과 ‘상사 일정 계획하기’ 업무가 다른 45개 업무 가운데 가장 중요한 것으로 나왔다. 실제로 상사 일정 계획하기 업무 중요도가 ‘매우 높다’고 응답한 이들은 32명(57%)이었고, ‘높다’고 답한 이들도 20명(35%)이나 됐다. 10명 중 9명 이상이 답한 셈이다. ‘보통’이 3명(5%)이었고, ‘낮다’ 1명(1%), ‘매우 낮다’는 한 명도 없었다. ‘상사 일정 조율하기’ 역시 ‘매우 높다’고 답한 이들이 28명(50%), ‘높다’고 답한 이들이 24명(42%)이었다. 이에 반해 ‘보통’이 3명(5%), ‘낮다’ 1명(1%), ‘매우 낮다’는 한 명도 없었다.

인사처장의 일정 관리 업무를 담당하는 전수경 비서는 “처장 업무를 보좌하는 데 있어 시간 관리가 가장 핵심”이라며 “일정 정리가 잘돼야 다음 일정도 차질이 없는데, 일정 관리를 하다 보면 때론 점심도 챙겨 먹지 못하는 때도 있다”고 털어놨다.

장관의 오·만찬을 챙기는 것도 비서의 몫이다. 특히 오·만찬 챙기는 걸 까다로워하는 비서들도 많다. 장관과 출입기자 간 오찬이 예정돼 있다면 30여명이 들어갈 수 있는 적절한 장소를 예약하기도 어려울뿐더러 장관의 취향을 고려한 메뉴 선정, 당일 참석 못하는 기자들을 고려해 예약 인원을 변경하는 것까지 신경써야 할 게 한두 가지가 아니기 때문이다. 특히 메뉴를 선정할 때 기관장의 전날 점심 메뉴는 무엇이었는지, 전날 과음 여부 등의 사전 조사는 필수다.

고용노동부 장관실의 신준희 비서는 “장관 오·만찬 잡는 게 가장 어렵다. 오찬을 잡을 때 전날 만찬 메뉴가 한식, 중식, 일식 중 무엇이었는지, 그날 날씨까지 참고해 결정한다”며 “7~8년 전 장관을 모실 때 오찬 예약이 펑크나 급하게 옆 빌딩 일식집을 잡으며 식은땀을 흘린 기억이 아직도 생생하다”고 말했다.

의전 역시 비서 업무에서 빼놓을 수 없다. 특히 외부 일정을 따라다니며 챙겨야 하는 수행비서에게 의전은 매우 중요하다. ‘배식에 실패한 공무원은 용서할 수 있어도, 의전에 실패한 공무원은 용서할 수 없다’는 우스갯소리가 있을 정도로 공직 사회에서 의전을 중요하게 여긴다는 점도 부담이다. 비서 설문조사에서도 ‘의전 업무 중요도’는 높게 나왔다. 56명 가운데 ‘높다’와 ‘매우 높다’를 선택한 이들은 44명(78%)이나 됐다.

한 기관장의 비서는 “상사를 모시고 중동을 간 적이 있는데, 부득이하게 상사에게 배정된 자리가 이코노미석이었다”며 “비행 9시간 동안 상사가 힘들어하는 모습에 진땀을 흘렸다. 나중에 한국에 와서 ‘내 입으로 이코노미석이 부담스럽다고 얘기해야 하느냐’는 핀잔을 듣기도 했다”고 말했다. 다만 “한국에서 가져간 토속 음식과 소주 덕에 입맛에 안 맞는 중동 음식 대신 우리 음식을 먹을 수 있어서 기관장께 칭찬받을 수 있었다”고 덧붙였다.

상황이 이렇다 보니 비서가 느끼는 애환은 적지 않다. 무엇보다 자기 시간이 없다는 게 가장 힘들다. 퇴근 시간도 예측할 수 없고 기관장의 일정에 따라 늦어지는 게 다반사다. 휴가를 못 가게 하는 것도 아닌데 기관장의 부재 상태가 아니면 마음 놓고 휴가를 가기도 어렵다. 홍 실장의 수행비서인 이 사무관은 지난 2월 신혼여행을 5일(주말 포함)만 다녀왔다. 일주일을 쉬어도 어느 누구도 뭐라고 하는 사람이 없지만, 스스로 죄책감이 들어 평일 3일만 휴가를 냈다. 이 사무관은 “지난해 북한이 핵실험할 때 주로 새벽에 국가안전보장회의(NSC)가 소집됐는데, 장관님을 보좌해야 하는 만큼 저도 새벽에 나와야 했다”며 “장관님이 ‘너는 나올 필요 없다’고 했지만, 수행비서로서 동행하지 않을 수 없었다”고 털어놨다. 또 “장관님께서 언제 찾을지 모른다는 생각에 대기 시간이 길어도 늘 긴장 상태에 있다”며 “지난해 NSC가 자주 소집될 땐 휴대전화를 쥐고 잠을 자기도 했다”고 말했다.

부처 내 실무자와의 관계에서도 어려운 건 마찬가지다. 기관장의 ‘문고리’ 역할을 하기에 자칫 ‘싹수없다’는 말을 듣기 십상이다. 한 정부 부처 비서는 “실무자들이 장관님 입장에선 생각하지 않고, 자신의 처지만 생각해 빠른 결재를 원하기에 중간에서 통제한 적이 있었다”며 “당시 싸가지 없다는 평가를 받는 등 실무자들과 갈등이 발생해 회의감이 들기도 했다”고 씁쓸해했다.

그럼에도 보람도 있고 배울 점이 많은 자리라고 입을 모은다. 기관장의 자리에서 보고, 생각하고, 판단할 기회를 갖기 때문이다. 또 내가 챙긴 자료가 정책 결정에 근거로 쓰일 때 뿌듯하다고 한다. 이 사무관은 “공직에서 정점에 계신 장관님이 어떻게 생각하고 결정하는지 바로 옆에서 볼 수 있다는 것만으로도 보람 있는 일”이라면서 “수행비서로서 열정을 갖고 장관님께서 어떤 생각을 하는지 따라가고 고민하다 보면 내 스스로도 정책 결정 능력을 기르는 데 도움이 될 것”이라고 뿌듯해했다.

지난달 인사처의 전문비서 교육 과정 강사로 나선 장은주 경인여대 비서행정학과 교수는 “비서 업무가 어디까지인지 궁금해하는 분들이 많은데, 사실 비서의 업무 영역은 경계가 없다”며 “특히 정부 부처 기관장의 업무는 영역이 없는 만큼 기관장의 비밀 무기이면서 멀티플레이어가 되는 건 당연한 이치”라고 밝혔다.

이성원 기자 lsw1469@seoul.co.kr